Três áreas do Gerenciamento de Projetos: a tríplice restrição
Gerenciamento do Escopo em Projetos, Gerenciamento do Tempo em Projetos e Gerenciamento de Custos em Projetos são considerados o coração de qualquer projeto
Dando sequência ao artigo “Gestão eficiente de projetos em pequenas empresas”, publicado nesta coluna em março, abordaremos aqui três áreas do Gerenciamento de Projetos que são consideradas o coração de qualquer projeto. Elas são comumente conhecidas como “Tríplice Restrição”. O PMBOK, guia de Gerenciamento de Projetos, considera a restrição tripla um importante fator a ser levado em conta.
Qualquer mudança em uma das áreas de um projeto poderá impactar as outras duas. Assim, é necessário que o gestor tenha consciência da consequência dessa alteração para agir antes que o resultado final seja comprometido. E quais são estas áreas?
1 – Gerenciamento do Escopo em Projetos
O Escopo do Projeto consiste na descrição de todos os processos relativos à sua execução, ou seja, no detalhamento do que deve ser feito – e somente o que deve ser feito–, e como fazê-lo para se alcançar o resultado desejado. A mudança de escopo sempre é um risco que resulta em aumento de custo e de tempo. “O gerenciamento do escopo do projeto está relacionado principalmente com a definição e controle do que está e do que não está incluso no projeto” (PMBOK, 2013).
Dicas e lições:
- O escopo deve ser muito bem definido e ficar claro para todos os públicos relacionados ao projeto, pois qualquer mudança irá impactar diretamente sobre custos e tempo;
- O escopo é a alma do projeto, sua essência, a descrição precisa de como será realizado e quais caminhos serão tomados. É o detalhamento do como fazer;
- Foque no resultado de seu cliente, no que ele realmente quer. Para isso, tente entender o problema ou a necessidade dele. Pergunte, também, o que ele não quer ou o que ele não aceita que seja feito, pois estas serão as restrições de seu escopo de projeto;
- Escreva, registre e aprove o que será feito, como será feito e também o que não pode e não será feito.
2 – Gerenciamento do Tempo em Projetos
Refere-se aos procedimentos e às documentações necessárias para garantir que o projeto termine dentro do prazo previsto. Utiliza técnicas e conhecimento específico para que o projeto seja realizado dentro do prazo previsto. O tempo é um fator crítico em qualquer projeto e tem influência direta sobre custos e qualidade. Dessa forma, deve-se dar total atenção a essa área.
Normalmente, o Gerenciamento do Tempo em Projetos tem destacada influência para o êxito e, portanto, demanda cuidados constantes de gestão, desde o planejamento até a entrega final. Requer, também, disciplina e controle eficiente para permitir corrigir em tempo hábil possíveis problemas.
Dicas e lições
- O tempo deve ser istrado com o maior cuidado, pois é o único recurso que não se consegue estornar. Tempo perdido impactará as entregas pactuadas;
- Como a própria definição de projeto diz, este tem data para iniciar e acabar. O que não acaba é um processo e não um projeto. Cuidado para não criar uma “história sem fim”;
- Procure organizar uma rotina diária de trabalho. Adote metodologia para realização de reuniões periódicas e produtivas. É comum observar muito tempo perdido em reuniões improdutivas, que discutem assuntos de pouca ou nenhuma relevância para o projeto. Policie suas ações!
3 – Gerenciamento de Custos em Projetos
istra todos os processos relacionados ao orçamento, desde o planejamento dos recursos financeiros aos pagamentos e fluxo de caixa, para assegurar a realização do projeto dentro do orçamento inicialmente previsto.
Dicas e lições
- “Custo é igual unha, cresce todos os dias”. Este é um ditado popular muito comum entre os empresários e nos permite refletir. Os custos devem ser acompanhados e controlados a todo o momento, pois reduzem a eficiência e a lucratividade do negócio;
- Procure acompanhar, também, o fluxo de caixa, ou seja, a disponibilidade do recurso financeiro, em tempo de honrar os compromissos assumidos;
- Projetos executados com recurso financeiro muito abaixo do previsto também demonstram falha no planejamento, pois a empresa poderia ter disposto dos recursos em outras ações ou projetos. Tente ser o mais realista possível na hora de estimar valores.
Referências:
Oliveira, José Júnior Lima Alves. Gestão de Projetos – Elaboração e Gerenciamento. 2ª Edição. Ed. Aprenda Fácil. 2017.
PMI, Project Management Institute – Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) 5ª Edição, Ed. Saraiva, 2014.
