A gestão de contratos e documentos legais é um aspecto crítico dos negócios, independentemente do tamanho da empresa. Manter o controle e a organização desses documentos é essencial para garantir que os acordos sejam cumpridos, que os direitos sejam protegidos e que os processos legais sejam seguidos. É aí que o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) entra em cena, simplificando o processo e melhorando a eficiência da gestão de contratos. Neste artigo, exploraremos como o GED pode ser usado para gerenciar contratos, acordos e documentos legais de forma eficiente.

A Complexidade da Gestão de Contratos e Documentos Legais

A gestão de contratos envolve muitos desafios. Contratos podem ser extensos e complexos, exigindo revisões e atualizações regulares. Além disso, diferentes partes interessadas, incluindo departamentos legais, fornecedores, clientes e parceiros, podem precisar ar e colaborar nesses documentos. Manter o controle de versões, garantir a conformidade e agilizar o processo de aprovação pode ser uma tarefa árdua.

GED Célula: A Solução para Gestão Eficiente de Contratos

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da Célula oferece uma solução eficaz para simplificar a gestão de contratos e documentos legais. Aqui estão algumas maneiras pelas quais o GED pode melhorar a eficiência nesse processo:

1. Centralização de Documentos

O GED permite a centralização de todos os contratos e documentos legais em um repositório digital único. Isso elimina a dispersão de documentos em pastas físicas ou em vários sistemas de armazenamento eletrônico. Todos os contratos e documentos relacionados podem ser facilmente ados a partir de um único local.

2. o Controlado

A segurança é fundamental quando se trata de contratos e documentos legais. O GED oferece controle de o granular, permitindo que você defina permissões para quem pode visualizar. Isso garante que apenas as partes autorizadas tenham o aos documentos.

3. Pesquisa Inteligente

Encontrar um contrato específico em um grande volume de documentos físicos é demorado. O GED oferece recursos de pesquisa avançada, incluindo pesquisa por palavras-chave e conteúdo do documento, permitindo que você encontre contratos com rapidez e precisão.

Em um ambiente de gestão de contratos e documentos legais, a eficiência é a chave. Aqui, o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) desempenha um papel fundamental. Quando você opta pela contratação do OCR como parte do serviço de digitalização para inserção dos contratos e documentos legais no GED Célula, está dando um o adiante em direção à pesquisa inteligente.

O OCR é uma tecnologia que permite que o texto presente em documentos digitalizados seja reconhecido e transformado em texto pesquisável. Isso significa que, mesmo nos documentos em formato PDF ou imagens digitalizadas, você pode realizar pesquisas não apenas com base em palavras-chave, mas também com base no conteúdo real do documento.

Imagina ter um contrato de 50 páginas e precisar encontrar uma cláusula específica. Com o OCR, basta digitar a palavra-chave relacionada à cláusula, e o sistema encontrará o documento exato em segundos. Essa capacidade de pesquisa avançada economiza um tempo precioso e ajuda a garantir que você encontre rapidamente a informação que está procurando.

O GED Célula torna a pesquisa inteligente uma realidade ao combinar o OCR com suas outras capacidades de busca. Assim, você tem todas as ferramentas necessárias para encontrar, ar e gerenciar seus contratos e documentos legais com facilidade e eficiência.

Conclusão

A gestão de contratos e documentos legais é uma parte vital dos negócios. O uso de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos simplifica esse processo, melhorando a eficiência e a segurança. Contratos são acessíveis a partir de um local central e a pesquisa inteligente garante que os contratos sejam gerenciados de forma eficaz e em conformidade.

Investir em um GED para a gestão de contratos é uma escolha inteligente para empresas que desejam simplificar e aprimorar seu processo de gerenciamento de documentos legais. Simplificando, o GED coloca todos os contratos e documentos legais na ponta dos dedos, tornando a gestão mais eficiente e segura.

Se a sua empresa lida com um grande volume de contratos e documentos legais, considerar a implementação do GED Célula é uma etapa importante para otimizar suas operações e garantir o cumprimento dos contratos e regulamentações legais. Para saber mais sobre como o GED Célula pode ajudar na gestão de contratos, entre em contato com a nossa equipe.