Organização e eficiência: como estruturar seu arquivo empresarial no início do ano

A importância da organização documental

O início do ano é o momento ideal para revisar processos e implementar melhorias na gestão documental. Manter um arquivo empresarial bem estruturado não só garante maior eficiência operacional, mas também assegura conformidade com normas regulatórias e facilita o o à informação.

os para estruturar seu arquivo empresarial

1. Avaliação da situação atual

Antes de implementar qualquer mudança, faça uma análise detalhada do estado atual do seu arquivo. Identifique documentos físicos e digitais, avalie a forma como estão organizados e mapeie possíveis problemas, como acúmulo desnecessário de papeis e dificuldades de o a arquivos eletrônicos.

2. Definição de categorias e critérios de arquivamento

Estabeleça uma estrutura clara de organização, separando os documentos por categorias, como:

• Financeiros: notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes.
• Jurídicos: contratos, certidões, registros.
• Operacionais: relatórios internos, registros de clientes e fornecedores.
• RH: fichas de funcionários, recibos de pagamento, documentos issionais e demissionais.

Além disso, defina prazos de retenção de documentos com base em regulamentações e nas necessidades da empresa.

3. Digitalização e adoção de um sistema de gestão eletrônica

A transformação digital é essencial para uma gestão documental eficiente. A digitalização dos documentos físicos permite a redução do espaço de armazenamento e facilita o o remoto. Para isso, escolha uma empresa que:

• Utilize scanners de alta qualidade para garantir a legibilidade dos arquivos.
• Adote um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para armazenar e organizar os arquivos digitais.
• Implemente tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para facilitar a busca e recuperação de informações.

4. Implementação de boas práticas de armazenamento

Para os documentos físicos que ainda precisam ser armazenados, invista em um local adequado, considerando:

• Estantes ou arquivos organizadores resistentes.
• Ambiente livre de umidade e pragas para evitar deterioração.
• Identificação clara e padronizada de pastas e caixas.

Caso a empresa não tenha espaço adequado, considerar a terceirização do arquivamento físico pode ser uma excelente solução.

5. Segurança e controle de o

A segurança da informação deve ser prioridade. Para isso:

• Defina níveis de o para diferentes usuários, restringindo documentos sigilosos.
• Implemente backups regulares para proteger arquivos digitais.

Alguns softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como o da Célula, realizam todas essas atividades de forma automática. 

6. Revisão periódica e descarte seguro

A organização documental não deve ser um evento único, mas sim um processo contínuo. Realize auditorias periódicas para verificar se o sistema está sendo seguido corretamente. Além disso, implemente um plano seguro de descarte de documentos, garantindo que informações sensíveis sejam eliminadas de forma apropriada.

Organize os seus documentos com a ajuda da Célula!

A organização eficiente do arquivo empresarial no início do ano não apenas melhora a produtividade, mas também reduz riscos e custos desnecessários. Seguir as melhores práticas de gestão documental, digitalizar arquivos sempre que possível e manter a segurança da informação são os essenciais para otimizar processos e garantir conformidade regulatória.

Se sua empresa busca uma solução ainda mais estratégica para a gestão documental, conte com a expertise da Célula! Entre em contato e descubra como podemos ajudar a transformar sua organização de arquivos em um diferencial competitivo.